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一个夫妻批发小店发展到一个S2B2b平台来讲述进销存系统

发表时间:2022-01-12 16:47

进销存系统是为了对企业生产经营中进货、出货、批发销售、付款等进行全程进行(从接获订单合同开始,进入物料采购、入库、领用到产品完工入库、交货、回收货款、支付原材料款等)跟踪、管理而设计的整套方案。

一、进销存概念 1. 基本概念

百度百科解释:

进销存,又称为购销链,是指企业管理过程中采购(进)—>入库(存)—>销售(销)的动态管理过程。

  • 进:指询价、采购到入库与付款的过程

  • 销:指报价、销售到出库与收款的过程

  • 存:指出入库之外,包括领料、退货、盘点、损益、借入、借出、调拨等影响库存数量的动作

(1)商品流通企业

是从商品的采购(进)到入库(存)到销售(销)的动态管理过程。

(2)工业企业

是从原材料的采购(进)——>到入库(存)——>领料加工——>产品入库(存)——>销售(销)的动态管理过程

2. 说明

为了简单,本文只讨论纯流通型,不涉及再生产,默认该企业采购什么商品,销售什么商品,所有商品在流通中没有改变。

简单说就是:向其它公司企业采购商品,并对采购的商品进行管理,并进行销售;进销存系统就是对这一过程的动态管理系统。

二、小批发商 1. 业务情况

假设一个规模比较小的快消品批发商,比如说一个批发市场上常见的批发经营门店,门店由夫妻二人进行经营。

他们向上游的批发商进行采购,然后仓库就是门店,他们销售的客户主要是餐饮店店主,或者下游批发商,每年的业务量也不大,在200万以内。

这个时候他们的体量不是很大,经营的商品SKU数量也不多,主要经营粮油米面。经营的所有sku基本不超过50种。因为体量不大,业务也不复杂,他们对自己的业务也非常熟悉,所有的业务都是通过线下来进行。

2. 运营方式

(1)采购:夫妻二人大概每天看看在卖的商品还有多少,然后看哪些缺货,给上游供应商打电话,问一下最近的商品价格是不是有变化,然后告知对方采购的量,上游供应商将商品运输到门店。

(2)销售:门店有固定的老客户,以及偶尔的新客户,收钱的方式有先付款再发货,货道付款,赊账。运输的方式有:客户上门取货,有找附近的车送,也有近的夫妻两自己送的。

(3)库存:夫妻二人每天对一下运进来、卖出去的商品,对库存有一个数,偶尔盘点一下,比如半个月一个月进行一个盘点,查一下是否有丢失,损坏的商品,清查一下欠款进行催款。

3. 使用系统

这样的情况下,夫妻没有必要用进销存系统,他们可以通过在本子上记录或是使用几张电子表格就可以将这个生意给做起来。

(1)采购表:列出需要向那个供应商购买哪些商品,数量是多少,需要支付多少钱,然后记录是否到货(采购的商品如果到货了,就记录一下,然后写个实际到货的单子给反馈,如果发现有商品有问题,就不进行记录,直接退货),付账。如果付账了就打个勾记录一下,同时为了避免记录不准确,需要供应商提供一个货款收据,表示双方对采购付款这个事情确认了,可以相互印证。

(2)销售表:记录每一天销售了什么商品,销售的数量,销售的金额,是否支付了钱。如果没有付钱,是谁的欠款,需要对方打张欠条,签个字,将来好找他收款。

(3)库存盘点表:偶尔盘点一下,发现货少了,需要记录下来。另外再把日常出现的损耗简单记录一下。

基本上按照上面的操作,可以把这个批发门店运行起来。记录采购了什么商品,销售了什么商品,店里还有什么商品,应收应付简单的财务账也进行了记录。

基本就需要一张采购表,销售表,库存表(主要是盘点和货损、丢失记录),然后财务直接融合在对应的采购、销售、库存表中。

三、批发企业-全自营 1. 业务情况

假设这对小夫妻批发生意做的不错,和上游批发商关系搞得比较好,能拿到较低的价格,门店位置又不错,别人要的商品门店随时都有,本身也很有服务意识,可以支持送货,卖商品时价格相对周边也比较低,有时候还送一些,随时关注下游用户需要什么。

通过种种因素,从一个小的批发门店,变成了在一个批发企业,采购的商品SKU更多了,有了很多的下游客户,比如说500家。

2. 运营方式

这个时候两夫妻管不过来了,货多了之后设了专门的仓库,客户多了找了跑业务的销售,也找了一个财务来管账,企业现在差不多有20来个人。

(1)采购:除了经营米面粮油外,还增加了调味品,饮料酒水等类别,采购的供应商增加了,进货的时候要考虑库存多少和下游客户的需求情况,进行简单的分析来进货。采购员提起采购,然后老板进行审批,审批通过之后才正式的发起采购。

(2)销售:除了固定的老客户,还不断的开拓新客户,并定期对老客户进行拜访,了解销售情况,对老客户进行维系,进行商品销售及款项的催收。

(3)货物运输:客户上门自提,附近小批量的采购可以由门店代送,大批量远途的找第三方运输公司合作。

(4)货款:先付款再发货,货到付款,赊账。

(5)库存:有了专门的库存,有库管人员,要负责采购入库的收货,给收货回执单,销售货物出库,定期进行盘点,货损物品的上报,退货等各方面的事项。

夫妻二人主要负责上游重要供应商的维护,下游重点客户,渠道关系的维护,库存情况,公司现金流水,收款欠款的情况催收进度监督,公司的日常运营管理。

3. 使用系统

在这种情况下,我们需要有一个系统了,因为供应商的数量、客户数量都增多了,也有了库存,如果不采用系统,纸质记录对账会存在很大的问题,会非常低效及混乱。

采用的系统中,希望将信息实现线上记录,摆脱纸质记录的问题,可以很方便的查找信息,进行对账,但是不涉及线上支付。

根据我们上面提到的运营方式,我们可以大致的理出这个系统,这个时候系统还是只有一个PC端的系统,功能大致如下:

(1)账户:公司不同人员使用的账户

(2)商品:采购销售的商品有哪些,需要创建商品池,对商品池的信息进行维护,商品针对不同用户,不同的销售规模可以有不同的售价

(3)采购:向供应商采购商品,记录采购到货情况,货款支付情况,退货情况

(4)销售:向下游销售商品,记录销售的商品及付款情况,商品的出库情况,商品的退货

(5)库存:库存清单,入库,出库,盘点,调拨(仓库与仓库之间,仓库与门店之间)

(6)财务:支出,收入,损失,利润,开票

(7)统计:统计采购、销售、库存、财务四个大的方面来统计。采购、销售、入库、出库、现货库存、货损,收入,支出,经营活动产生的利润。如果再细一些,我们可以再把商品的类别拆分出来,可以将统计的时间维度比如从月改为周,天。

(8)系统设置:资金的支付方式、权限控制、客户、供应商合作伙伴的信息、仓库信息

(9)运输:因为量还不是非常大,直接通过几个固定的车辆就可以搞定

(10)客户维系:长期合作的客户占多数,也不需要单独的系统来监控跟踪

四、跨区域批发平台——自营 1. 业务情况

假设这对小夫妻的公司进一步发展,已经将生意拓展到多个省了,比如中国西南地区的云南、贵州、四川、重庆、陕西、甘肃都有业务;商品的品类已经基本覆盖生活所需的所有快销品类,上游供货商已经好几百家了;下游的客户也已经达到了几千上万家;在每个省区都拥有了多个仓库。

2. 运营方式

用户数量已经很多了,再靠人力去维护成本很大,也不太能照顾过来。用户每天的订单都非常多、向之前由用户提供信息,在后台进行登记的情况就不合适了。因为发货也很多,每个地区对接的运输公司也比较多了,协调发货等又是一个巨大的工程。

需要将各自孤立的部分进行整合,将业务基本在线实现,摆脱对手工的依赖。

也需要对原系统进行改造,增加资金的线上支付、营销等。

(1)采购:因为做的比较大了,所以对上游供应商有一定的话语权,可以对上游供应商进行综合管理,让供应商注册进我们的系统,彻底打通采购线上环节,

(2)销售:那我们需要增加给客户下单的系统,让客户可以直接在系统中进行下单;

(3)货物运输:提供一个运输管理系统,让运输方可以进入,看到需要运输的订单,实现运输业务的线上化管理;

(4)货款:增加资金的线上支付,定期结算,分账。

(5)库存:将库存与各环节打通,对各地库存进行综合管理,实现库存实时监控,货物灵活调拨

3. 使用系统

(1)自营商城系统-下游客户使用

  • 商品:平台上架商品

  • 营销活动:平台营销活动

  • 购物车:供客户进行添加商品,结算使用

  • 订单:管理订单,监控订单执行情况,物流情况

  • 个人中心:客户账户情况,资金支付,积分会员,地址等相关信息管理

(2)供应商系统-供应商使用-供应公司模式

  • 账户管理:供应商及下属账户管理

  • 商品管理:商品创建,商品上下架控制

  • 订单管理:订单,售后管理

  • 资金管理:费用结算,提现等

  • 系统设置:权限,角色等管理

(3)运输管理系统-运输方使用-公司形式

  • 人员管理:管理运输公司下的司机等

  • 运输单管理:运输单,调拨,取货,运输监控,交货,流程、时间、负责人等管理

  • 车辆管理:运输公司下的车辆登记、里程、维修等

  • 回单管理:运输交货回执

  • 资金管理:运输费用结算,提现等

  • 系统设置:权限,角色等管理

(4)运营系统

  • 供应商管理:供应商商品,采购到货情况,货款支付情况,退货情况,采购商评级

  • 运输管理:运输公司及人员,货物运输派单调拨,在途监控,运输款结算

  • 商品管理:商品创建,商品上下架控制,商品组合、拆分,价格策略

  • 营销管理:各类营销优惠,活动,折扣管理

  • 订单管理:订单,售后管理

  • 仓储管理:各地仓库统筹管理,入库,在库,出库,盘点,损耗等管理,库存商品策略,库存商品预警,采购建议,

  • 财务管理:资金账户、资金流水,分账结算,分润等管理

  • 数据分析:搭建以业务为导向的数据分析系统,监控平台各环节的运作情况,并给出决策提醒

  • 系统设置:资金的支付方式、权限控制、客户、供应商合作伙伴的信息、仓库信息

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